Misja Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego

Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego w Krakowie podejmuje od 1 stycznia 1999 r. szereg inicjatyw, przekraczających kanony powszechnie obowiązujące w polskiej administracji publicznej. U źródeł działającego od 10 lat urzędu leżą założenia skutecznego, efektywnego i przyjaznego działania. Są one wpisane w fundamentalną deklarację instytucji - misję: "Sprawny i skuteczny urząd regionalnej administracji publicznej realizujący z partnerami ustawowe i własne działania na rzecz rozwoju Małopolski".

Zaangażowanie pracowników

Poprzez konstruktywne, wspierające przywództwo organizacyjne cechujące kadrę kierowniczą urzędu, a przede wszystkim zaangażowanie pracowników i kreatywne poszukiwanie nowych rozwiązań możliwe jest nie tylko osiągnięcie wysokiej jakości świadczonych usług przyporządkowanych samorządowi województwa, ale także kreowanie nowych potrzeb i ich spełnianie w ramach innowacyjnych, pionierskich działań.

Tak bardzo oczekiwana w praktycznej realizacji wizja przyjaznej, proobywatelskiej administracji znajduje odzwierciedlenie w bieżącej działalności urzędu.

Zintegrowany System Zarządzania

Dzięki konsekwencji, zaangażowaniu wszystkich pracowników wdrożony i doskonalony jest Zintegrowany System Zarządzania oparty na Systemie Zarządzania Jakością (wg wymagań normy PN EN ISO 9001:2001), Systemie Zarządzania Środowiskowego (wg wymagań normy PN EN 14001:2005), Systemie Zarządzania Bezpieczeństwem i Higiena Pracy (wg wymagań normy PN-N 18001:2004) oraz System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji (wg wymagań normy PN-ISO/IEC 27001:2007). Certyfikowanie tego systemu jest dowodem uznania i potwierdzeniem stosowania wysokich standardów zarządczych. W październiku 2004 r. urząd wdrożył system zarządzania jakością, w 2005 r. rozszerzył jego zakres o zarządzanie środowiskowe, natomiast w 2006 r. o zarządzanie bezpieczeństwem i higieną pracy oraz zarządzanie bezpieczeństwem informacji tworząc Zintegrowany System Zarządzania, certyfikowany pod koniec 2006 roku. W trakcie audytu certyfikującego, który był jednocześnie audytem nadzoru dla dwóch systemów jakość + środowisko, potwierdzono zgodność Zintegrowanego Systemu Zarządzania zgodnie z wymaganiami norm stanowiących kryteria audytu.  

Zarządzanie przez cele

Podstawą systemu w Urzędzie jest zarządzanie przez cele i rezultaty. Stanowi ono wyzwanie dla każdego nowoczesnego urzędu ponieważ w pragmatyce wiele urzędów swą działalność ocenia tylko pod kątem spełniania ustawowych wymogów nie podejmując oceny swoich zadań zarówno w wymiarze jakościowym i finansowym oraz nie doskonaląc parametrów świadczonych usług (np. czasu realizacji usług). Urząd Marszałkowski w Krakowie jako pierwszy  urząd regionalnej administracji samorządowej w 2000 r. wdrożył budżet zadaniowy. Oprócz korzyści planistycznych oraz zapewnienia monitoringu wydatkowania środków pozwala także na standaryzację  świadczonych usług i ich ciągłe doskonalenie.

W działalności  urzędu można wyróżnić dwa obszary działań doskonalących:

a) usprawnianie wewnętrznych rozwiązań zarządczych,

b) doskonalenie usług świadczonych na rzecz podmiotów zewnętrznych.

Pragnąc zapewnić najlepsze usługi trzeba mieć świadomość i pewność, że dysponuje się odpowiednimi zasobami do spełnienia tych oczekiwań. W Urzędzie Marszałkowskim  w Krakowie duże znaczenie przywiązuje się do optymalnego zarządzania zasobami ludzkimi, strukturalnymi, finansowymi i materialnymi.

Zarządzanie zasobami ludzkimi w Urzędzie

Najważniejszym zasobem Urzędu są Pracownicy. W ramach funkcjonującego strategicznego systemu zarządzania zasobami ludzkimi w urzędzie podejmowane są czynności mające na celu pozyskanie pracowników o odpowiedniej wiedzy i umiejętnościach. Obecnie 98 % pracowników urzędu posiada kierunkowe wyższe wykształcenie. Funkcjonujący system doskonalenia zawodowego, oceny i wynagradzania  zapewnia motywacyjne bodźce do podnoszenia swoich kompetencji i skutecznego działania. Mając na uwadze waloryzację kapitału ludzkiego w urzędzie stosowane są elektroniczne egzaminy kompetencyjne.

Współpraca z partnerami

Mając na uwadze szerokie spektrum aktywności urzędu opracowana została mapa współpracy identyfikująca partnerów z poszczególnych środowisk, takich jak np. organizacje pozarządowe, organizacje biznesowe, organizacje społeczne, samorządowe, edukacyjne, uczelnie wyższe, instytucje badawczo-rozwojowe, media.

Urząd aktywnie współpracuje z regionalnymi instytucjami zrzeszającymi wójtów i burmistrzów oraz sekretarzy gmin i powiatów Małopolski.

Wyznaczniki systemu

Podstawowymi wyznacznikami opisanego wcześniej systemu zarządzania są:

a) podejście procesowe i projektowe,
b) jasność celów,
c) decentralizacja uprawnień i odpowiedzialności,
d) partycypacja w procesie podejmowania decyzji,
e) systemy komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej,
f) współpraca z partnerami zewnętrznymi,
g) urząd jako organizacja ucząca (się).

Wymienione powyżej elementy takie jak: zasoby ludzkie, przywództwo, zarządzanie strategiczne, podejście procesowe ukierunkowane są na doskonalenie potencjału instytucjonalnego, którego rezultatem są działania na rzecz Klientów, zarówno instytucjonalnych jak i indywidualnych. W tym celu wdrażane są elementy filozofii TQM.