Misja Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego
Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego od chwili powołania tj. od 1 stycznia 1999 r. podejmuje szereg inicjatyw, wychodzących poza tradycyjne kanony obowiązujące powszechnie w polskiej administracji publicznej. U źródeł funkcjonowania Urzędu leżą założenia dotyczące skutecznego, efektywnego i przyjaznego działania. Są one wpisane w fundamentalną deklarację instytucji – misję, która brzmi: "Sprawny i skuteczny urząd regionalnej administracji publicznej realizujący z partnerami ustawowe i własne działania na rzecz rozwoju Małopolski".
Zaangażowanie pracowników
Poprzez konstruktywne, wspierające przywództwo organizacyjne cechujące kadrę kierowniczą Urzędu, a przede wszystkim zaangażowanie pracowników i kreatywne poszukiwanie nowych rozwiązań możliwe jest nie tylko osiąganie wysokiej jakości świadczonych usług, powierzonych przez ustawodawcę samorządowi województwa, ale także kreowanie nowych potrzeb i ich spełnianie w ramach innowacyjnych, pionierskich działań. Tak bardzo oczekiwana w praktycznej realizacji wizja przyjaznej, pro-obywatelskiej administracji znajduje odzwierciedlenie w bieżącej działalności Urzędu.
Zintegrowany System Zarządzania
Dzięki konsekwencji, zaangażowaniu wszystkich pracowników wdrożony i doskonalony jest w Urzędzie Zintegrowany System Zarządzania oparty na:
- Systemie Zarządzania Jakością (wg wymagań normy PN EN ISO 9001:2009),
- Systemie Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym stanowiącym rozszerzenie (wymagania dodatkowe) Systemu Zarządzania Jakością (WD SPZK),
- Systemie Zarządzania Środowiskowego (wg wymagań normy PN EN 14001:2005), Systemie Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy (wg wymagań normy PN-N 18001:2004).
- Systemie Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji (wg wymagań normy PN-ISO/IEC 27001:2007).
Certyfikowanie tego Systemu jest dowodem uznania i potwierdzeniem stosowania w Urzędzie wysokich standardów zarządczych.
W październiku 2004 roku Urząd wdrożył System Zarządzania Jakością, w 2005 rozszerzył jego zakres o Zarządzanie Środowiskowe, w 2006 o Zarządzanie Bezpieczeństwem i Higieną Pracy oraz Zarządzanie Bezpieczeństwem Informacji, natomiast w listopadzie 2010 roku certyfikacji poddany został System Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym stanowiący kolejny, piąty element Zintegrowanego Systemu Zarządzania. W trakcie audytu certyfikującego, który był jednocześnie audytem nadzoru dla czterech pozostałych systemów (Jakość + Środowisko + BHP + Bezpieczeństwo Informacji) potwierdzono zgodność Zintegrowanego Systemu Zarządzania z wymaganiami norm stanowiących kryteria audytu oraz WD SPZK (wymagań dodatkowych Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym).
Zarządzanie przez cele
Podstawą systemu obowiązującego w Urzędzie jest zarządzanie przez cele i rezultaty. Stanowi ono wyzwanie dla każdego nowoczesnego urzędu. W pragmatyce wiele urzędów swą działalność realizuje i ocenia tylko pod kątem spełniania ustawowych wymogów nie podejmując próby wartościowania swoich zadań zarówno w wymiarze jakościowym i finansowym oraz nie doskonaląc parametrów świadczonych usług (np. czasu realizacji usługi). Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego jako pierwszy urząd regionalnej administracji samorządowej już w roku 2000 (był to drugi rok funkcjonowania województw samorządowych) wdrożył budżet zadaniowy. Oprócz korzyści planistycznych oraz zapewnienia monitoringu wydatkowania środków budżet zadaniowy pozwala
na standaryzację świadczonych usług i ich ciągłe doskonalenie.
W działalności Urzędu można wyróżnić dwa obszary działań doskonalących:
a) usprawnianie wewnętrznych rozwiązań zarządczych,
b) doskonalenie usług świadczonych na rzecz podmiotów zewnętrznych.
Chcąc zapewnić najlepsze usługi trzeba mieć świadomość i pewność, że dysponuje się odpowiednimi zasobami do spełnienia oczekiwań. W Urzędzie Marszałkowskim Województwa Małopolskiego duże znaczenie przywiązuje się do optymalnego zarządzania zasobami ludzkimi, strukturalnymi, finansowymi i materialnymi.
Zarządzanie zasobami ludzkimi
Najważniejszym zasobem Urzędu są Pracownicy. W ramach funkcjonującego strategicznego systemu zarządzania zasobami ludzkimi w Urzędzie Marszałkowskim podejmowane są czynności mające na celu pozyskanie pracowników o odpowiedniej wiedzy i umiejętnościach. Obecnie 98 % pracowników Urzędu posiada wykształcenie wyższe kierunkowe. Funkcjonujący system doskonalenia zawodowego, oceny i wynagradzania tworzy bodźce motywacyjne do podnoszenia kompetencji i skutecznego działania. Mając na uwadze waloryzację kapitału ludzkiego w Urzędzie stosowane są elektroniczne egzaminy kompetencyjne.
Współpraca z partnerami
W związku z szerokim spektrum aktywności opracowana została dla Urzędu mapa współpracy identyfikująca partnerów z poszczególnych środowisk, takich jak: organizacje pozarządowe, organizacje biznesowe, organizacje społeczne, samorządowe, edukacyjne, uczelnie wyższe, instytucje badawczo-rozwojowe, media, itp. Urząd aktywnie współpracuje z regionalnymi instytucjami zrzeszającymi wójtów i burmistrzów oraz sekretarzy gmin i powiatów Małopolski.
Wyznaczniki systemu
Podstawowymi wyznacznikami opisanego wcześniej Systemu Zarządzania są:
a) podejście procesowe i projektowe,
b) jasność celów,
c) decentralizacja uprawnień i odpowiedzialności,
d) partycypacja w procesie podejmowania decyzji,
e) systemy komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej,
f) współpraca z partnerami zewnętrznymi,
g) urząd jako organizacja ucząca (się).
Elementy takie jak: zasoby ludzkie, przywództwo, zarządzanie strategiczne, podejście procesowe ukierunkowane są na doskonalenie potencjału organizacyjnego, którego rezultatem są działania podejmowane na rzecz Klientów, zarówno instytucjonalnych jak i indywidualnych. W tym celu wdrażane są elementy filozofii TQM - (ang. Total Quality Management, inaczej: kompleksowe zarządzanie jakością) określającej podejście do zarządzania organizacją, w którym każdy aspekt działalności realizowany jest z uwzględnieniem spojrzenia projakościowego w celu osiągnięcia długotrwałego sukcesu mierzonego zadowoleniem Klienta, korzyścią dla organizacji oraz dla społeczeństwa.